Help > Werkplaats en buitendienst

Onderhoudscontracten beheren

Terugkerend onderhoud is voorspelbare omzet, mits je het niet vergeet. Het systeem genereert kwartaal-, halfjaar- of jaarbeurt-afspraken automatisch zodat klanten en monteurs altijd weten waar ze aan toe zijn.

Stap 1, Contract-type aanmaken

1. Open Contracten in het menu.
2. Klik op + Nieuw contracttype.
3. Vul naam, frequentie en standaard-scope in.

Stap 2, Klant en locaties koppelen

Selecteer de klant, voeg een of meerdere service-locaties toe en stel per locatie de startdatum in. Voor klanten met meerdere panden (bijvoorbeeld een vastgoed-portefeuille) kun je per locatie afwijken in frequentie of scope.

Stap 3, Automatisch afspraken genereren

Klik op Genereer planning. Het systeem rekent de komende 12 maanden vooruit en plaatst afspraken in de monteur-agenda met de juiste tijdsbesteding. Bij gelijke postcodes worden meerdere bezoeken op één dag voorgesteld om reistijd te besparen.

Stap 4, Monteur ziet maandagenda

Iedere monteur ziet in zijn app de eigen maandagenda met contract-afspraken. Spoed-meldingen worden er tussendoor gepland zonder dat onderhoudsbeurten verschuiven.

Stap 5, Klusbon vinkt afspraak af

Bij afronding van de digitale klusbon wordt de geplande afspraak automatisch als afgehandeld gemarkeerd. De factuur gaat naar de boekhouding-koppeling (Exact, Yuki, Moneybird of e-Boekhouden) met juiste contractrefentie.

Praktijk-resultaat

• Geen vergeten beurten, eindelijk weten welke klant nog op de beurt staat.
• Efficiente routes, contract-bezoeken cluster je op postcode.
• Cashflow voorspelbaar, je weet hoeveel facturen er per kwartaal uitgaan.

Veelvoorkomende vragen

• Klant zegt contract op? Klik op Beëindigen met einddatum. Tot die datum blijven afspraken doorlopen.
• Prijswijziging midden in contract? Voeg een nieuwe tariefregel toe met ingangsdatum, oude afspraken houden hun oorspronkelijke prijs.
• Extra werk buiten contract? Maak een losse klusbon onder dezelfde klant, deze wordt apart gefactureerd.