Help > Werkplaats en buitendienst
Digitale handtekening en eIDAS
Klanten tekenen klusbonnen rechtstreeks op je tablet of telefoon. De handtekening is juridisch geldig in Nederland en de hele EU dankzij de eIDAS-verordening, met timestamp, IP en GPS-locatie als bewijs.
Stap 1, Klant tekent op het scherm
- Open de afgeronde klusbon in de monteur-app.
- Tik op Klant laat tekenen en geef het scherm aan de klant.
- Met vinger of stylus tekent de klant in het signature-vak. Onleesbaar? Tik op Wissen en opnieuw.
Stap 2, Metadata wordt vastgelegd
Bij elke handtekening legt het systeem automatisch het volgende vast:
- Datum en tijd tot op de seconde, uit een betrouwbare tijdbron.
- IP-adres van het ondertekenende apparaat.
- GPS-locatie als bewijs dat ondertekening op de servicelocatie plaatsvond.
- Device-fingerprint (model, OS, app-versie).
Stap 3, eIDAS-niveau bepalen
Volgens de Europese eIDAS-verordening bestaan er drie niveaus van elektronische handtekening:
| Niveau | Toepassing in vinDigital |
|---|---|
| SES (basis) | Reguliere onderhoudsbonnen, klusbonnen tot enkele duizenden euro's. Standaard geactiveerd. |
| AES (gevorderd) | Hogere bedragen of contractmutaties. SMS-verificatie van de klant via mobiel. |
| QES (gekwalificeerd) | Op aanvraag, voor notariele of officiele documenten. Vereist gekwalificeerde dienstverlener. |
Stap 4, PDF wordt verzegeld
De PDF van de klusbon krijgt direct na ondertekening een cryptografisch zegel (PAdES). Elke wijziging achteraf, hoe klein ook, breekt het zegel zichtbaar in de PDF-viewer.
Stap 5, Bewaard als juridisch bewijs
De originele PDF, signature-data en alle metadata worden 7 jaar bewaard conform fiscale bewaartermijnen. Bij een geschil exporteer je via Klusbon > Bewijspakket één ZIP-bestand met PDF, audit-log en metadata, klaar voor een advocaat of rechter.
Juridische status, in het kort
- De Nederlandse Wet, sinds invoering eIDAS, kent elektronische handtekeningen dezelfde rechtskracht toe als pen-en-papier.
- Een rechter kijkt naar betrouwbaarheid van het bewijs (timestamp, integriteit, identiteit). vinDigital legt al deze elementen vast.
- SES is voldoende voor akkoord op uitgevoerd werk, AES is sterker bij betwisting van identiteit.
Veelvoorkomende vragen
- Klant heeft geen smartphone, AES nodig? Klant kan vanuit de praktijk- of bus-tablet zijn eigen mobiele nummer invoeren voor SMS-verificatie.
- Geen GPS beschikbaar? Het systeem registreert dit als "GPS niet beschikbaar", IP-adres en timestamp blijven geldig bewijs.
- Klant wil papieren versie? Print de PDF na ondertekening, zegel en handtekening verschijnen op papier.
Meer weten over Werkplaats en buitendienst?
Bekijk de product-pagina van Werkplaats en buitendienst of plan een vrijblijvend gesprek van 20 minuten.